Dziewięć cech osobowości dobrego menedżera projektów IT

Dobre zarządzanie projektami IT wymaga szerokiej gamy umiejętności potrzebnych do kierowania procesami, a także kilku cech osobistych niezbędnych do osiągnięcia sukcesu. Dowiedz się więcej o konkretnych kompetencjach, jakie powinien posiadać i z których powinien korzystać dobry menedżer projektów.

Data publikacji: 20/07/2021

Menedżer projektów IT musi być dobrze obeznany z wieloma umiejętnościami, zarówno twardymi, jak i miękkimi. Konieczne jest także, by w pewnym stopniu rozumiał on kwestie techniczne; jednak kluczową cechą świetnego menedżera projektów IT są doskonałe umiejętności przywódcze. Jakich też umiejętności interpersonalnych potrzebuje menedżer projektów IT? Aby rzucić nieco światła na ten ekscytujący temat, porozmawialiśmy z najlepszymi spośród naszych konsultantów, którzy mają dziesiątki lat doświadczenia w tej dziedzinie. W niniejszym artykule zestawiliśmy ich porady z najnowszymi publikacjami i najlepszymi praktykami z tego obszaru.

Czym charakteryzuje się dobre zarządzanie projektami?

  • Dobry menedżer projektów ma świetne umiejętności przywódcze.
  • Zarządzanie projektami wymaga skutecznej komunikacji.
  • Dobry menedżer projektów umie podejmować decyzje.
  • Dobre zarządzanie projektami jest inspirujące.
  • Menedżer projektów jest dobry w negocjacjach.

 

Rozłóżmy to zatem na czynniki pierwsze...

Five_personality_traits_of_a_good_IT_Project_Manager-1

1. Dobry menedżer projektów ma świetne umiejętności przywódcze

Zdolności przywódcze menedżera projektów bezpośrednio wpływają na wynik projektu. Na menedżerze projektów IT spoczywa duża odpowiedzialność; otrzymuje on ponadprzeciętne wynagrodzenie za przywództwo i osiąganie wyników, szczególnie gdy pracuje jako niezależny konsultant. Jednak sam tytuł i odpowiedzialność nie gwarantują automatycznie sukcesu. Taką gwarancję dają zdolności przywódcze.

Dobrzy menedżerzy projektów zapewniają pożądane rezultaty poprzez współpracę ze swoimi zespołami. Menedżer projektów nie jest w stanie zrobić wszystkiego sam. Uczestnicy przedsięwzięcia muszą być zaangażowani i działać z oddaniem; na szczęście jest to obszar, w którym dobry menedżer projektów może wywrzeć pozytywny wpływ.

Jakich wg Ciebie cech osobistych potrzebuje dobry menedżer projektów?

2. Menedżer projektów jest wizjonerem

Świadomość „szerszej perspektywy” projektu i skuteczne komunikowanie tej wizji pozostałym są niezbędne, aby menedżer projektów odniósł sukces. Dlatego też wyjaśnia on innym ideę tak, aby mogli sobie wyobrazić oczekiwany rezultat i by cały zespół miał większą jasność co do tego, jak wykonać zadania w odpowiednim czasie.

„Przywódcy zabiegają o to, by robić właściwe rzeczy; kierownicy dążą do tego, by robić rzeczy właściwie. Z kolei przywódcy koncentrują się na zrealizowaniu wizji, jaka przyświeca organizacji” – czytamy w opracowanym przez Project Management Institute artykule na temat cech przywódczych o kluczowym znaczeniu dla roli menedżera projektów.

 

3. Menedżer projektów ma pozytywne nastawienie

Dobry menedżer projektów ma pozytywne, entuzjastyczne nastawienie. Przyjemnie pracuje się z przywódcą, który odznacza się też pasją. A entuzjazm lidera udziela się też członkom zespołu. Ponadto determinacja i zaangażowanie menedżera projektów w przedsięwzięcie budują zaufanie i wzajemny szacunek, co sprzyja tworzeniu się produktywnego środowiska pracy.

Zewnętrzny menedżer projektów odpowiada również za dobre samopoczucie zespołu, a pozytywne nastawienie w zarządzaniu buduje atmosferę ekscytacji.

{ Znaczenie tego aspektu podkreśla Niels-Erik Jørgensen, konsultant ProData, doświadczony menedżer projektów IT:

Niezwykle ważne jest, by zadbać o ciasteczka na stole, rozmawiać z zespołem, być towarzyskim i świętować mniejsze i większe zwycięstwa po drodze. Na początku kariery nie uznawałem tych spraw za wystarczająco priorytetowe, ale doświadczenie nauczyło mnie, że to jest naprawdę istotny element sukcesu w zarządzaniu projektami.” }

4. Menedżer projektów IT musi umieć rozwiązywać problemy

Dobry menedżer projektów rozwiązuje problemy, które pojawiają się w toku pracy. Jest zaradny i twórczy w radzeniu sobie z problemami. Rozsądny menedżer projektów wie również, którzy członkowie zespołu najlepiej sprostają danemu wyzwaniu i wniosą najlepszy wkład.

Mądry menedżer projektów będzie również starał się znaleźć źródło problemu, gdyż jest to jedyny długofalowy sposób na jego trwałe rozwiązanie.

Jak można przeczytać w artykule dotyczącym technik rozwiązywania problemów, zamieszczonym w witrynie project-management-skills.com, stosowanie systematycznego podejścia do radzenia sobie z mniejszymi i większymi wyzwaniami pomoże być bardziej skutecznym w zarządzaniu projektami.

Wykwalifikowany menedżer projektów podchodzi do problemu w sposób zorganizowany i przemyślany.

5. Wszyscy przywódcy muszą delegować zadania

Znajomość mocnych i słabych stron każdego z członków zespołu jest kluczowe dla osoby nadzorującej projekt. Jest konieczna, aby można było odnieść sukces. Dlatego też trzeba delegować zadania każdemu członkowi ekipy.

Dla współpracowników korzystne jest, gdy otrzymują zadania odpowiadające ich umiejętnościom. Trzeba pamiętać, że celem jest osiągnięcie pożądanych rezultatów w ograniczonym czasie, stąd delegowanie zadań przynosi efekty. Liderzy powinni zachęcać pracowników do zadawania pytań, przydzielać im zakres odpowiedzialności i pamiętać, że zaufaniem można zdziałać wszystko.

W ten sposób menedżer okazuje zainteresowanie zadaniami każdego pracownika. A to buduje poczucie pewności.

Five_personality_traits_of_a_good_IT_Project_Manager-2

6. Dobry menedżer projektów odznacza się prawością

Prawość to najważniejsza cecha, jaką powinien odznaczać się dobry menedżer projektów. Jest ona konieczna do pozyskania sobie zaufania zespołu. Dlatego też menedżer projektów pokazuje swoim przykładem, że stosuje się do uzgodnionych i ogólnie przyjętych wartości i norm etycznych. Dzięki temu członkowie zespołu postrzegają lidera jako uczciwego i sprawiedliwego.

Klaus-Jakob Bo Nielsen dodaje:

Trzeba umieć radzić sobie z różnymi aspektami organizacji bez sprzeniewierzania się własnym wartościom.

}

6. Dobry menedżer komunikuje się efektywnie

Komunikacja to coś więcej niż tylko ładne zdania. Dobry menedżer projektów powinien płynnie poruszać się w komunikacji cyfrowej, ale jednocześnie też słuchać pracowników i klientów.

Zarządzanie projektami wymaga skutecznej komunikacji.

Jako członkowie zespołu korzystamy z różnych narzędzi komunikacyjnych, rozmawiając twarzą w twarz lub na spotkaniach, przez telefon, e-maila, czat SoMe, SMS czy za pośrednictwem programów takich jak Teams czy Slack. Nieustannie prowadzimy dialog z wieloma osobami, każdego dnia komunikując się wieloma różnymi kanałami. Czy jednak korzystamy z nich w odpowiedni sposób?

Skuteczna komunikacja stanowi wyzwanie w większości współczesnych miejsc pracy. Skuteczny menedżer projektów IT ogranicza się do odpowiednich narzędzi, by przekazywać ważne informacje.

Wykwalifikowany kierownik ma również wykształcone swoiste „anteny”, dzięki którym jest w stanie określić, jakie są zamierzenia uczestników projektu. Rozwinięcie w sobie tych zaawansowanych umiejętności komunikacyjnych pomoże unikać konfliktów, zachęcać do kompromisu i podejmować lepsze decyzje.

{ Zdaniem Nielsa-Erika Jørgensena niezwykle ważne jest, by mieć „otwarte” kanały komunikacji:

Jako menedżer projektów musisz kształtować środowisko, w którym ludzie mogą wyrażać swoje zdanie, nawet jeśli jest ono negatywne. Trzeba być na to otwartym. [...] Otwarte kanały komunikacji motywują członków zespołu, przynoszą lepsze rezultaty i większe sukcesy.  }

Menedżer projektów IT, który komunikuje się skutecznie, więcej słucha niż mówi.

Słuchanie jest jednym z najistotniejszych aspektów komunikacji. Dobry słuchacz nie tylko rozumie treść przekazu, ale zauważa też emocje rozmówcy. Dobry menedżer projektów tworzy otoczenie, w którym członkowie zespołu czują się wspierani – i dba o to, by można było wyrażać pomysły, opinie i uczucia oraz ich wysłuchiwać.

Jak pisze Steven R. Covey w swojej książce „7 nawyków skutecznego działania”, „Dane są niezwykle przekonujące, gdyż pokazują, że priorytetyzowanie słuchania (i słuchanie, zanim coś się powie) bezpośrednio wiąże się ze skutecznością danego lidera.”

Innymi słowy, menedżer projektów IT, który więcej słucha niż mówi, będzie miał większe szanse na odniesienie sukcesu w swoich projektach. Jedną z takich osób jest Flemming Mertz, niezależny menedżer projektów, który przyjmuje zlecenia za pośrednictwem ProData Consult.

– Dobra rada jest taka, by słuchać członków zespołu. [...] [ponieważ] jesteś liderem zarówno dla zespołów agile, organizacji, jak i dla całej części technicznej. Niezwykle istotne jest, by być blisko wszystkich zespołów agile. [...] aby być na wszystkich spotkaniach statusowych i Scrum of Scrum. Chodzi o bycie widocznym i słuchanie; o to, by dowiadywać się, jak sprawy idą, zarówno w sposób formalny, jak i nieformalny – mówi Flemming Mertz w wywiadzie na temat roli lidera zespołu, którą pełnił jako konsultant ProData Consult.

Jasna komunikacja buduje zaufanie.

Pewny siebie menedżer projektów jest życzliwy i bezpośredni w komunikacji. Uczestnicy projektu muszą ufać sobie nawzajem i czuć, że lider nie kieruje się ukrytymi motywami. Jest to warunek konieczny dla udanej komunikacji w ramach przedsięwzięcia.

A dobra komunikacja jest jednym z kluczowych czynników sukcesu w kierowaniu projektem IT. Komunikacja jest jednym z najistotniejszych narzędzi budowania atmosfery entuzjazmu oraz zrozumienia w projekcie. Ostatecznie też przełoży się ona na to, że członkowie zespołu będą brać odpowiedzialność za powierzone im zadania.

 

Język ciała jest ważniejszy niż słowa.

Nie każdy jest mistrzem komunikacji interpersonalnej. W badaniu przeprowadzonym przez Workforce Solutions Group wykazano, że 60% osób szukających pracy nie ma dostatecznie dobrych umiejętności, by komunikować się z innymi.

Świadomie bądź nieświadomie, jednak to dostrzegamy; tzn. czujemy, że „coś jest nie tak”. Wyobraźmy sobie na przykład lidera, który mówi Ci „jesteś moim najważniejszym pracownikiem”, a jednocześnie patrzy na Ciebie z pogardliwym wyrazem twarzy.

 

Kontroluj emocje.

Decyzje mają znacznie większy wpływ na emocje niż na myśli. Dlatego też to emocje odgrywają kluczową rolę w całej komunikacji. Aby uniknąć nieporozumień i frustracji, doświadczony menedżer projektów IT będzie uważny i zastosuje taki język ciała, by jego przekaz przy komunikowaniu decyzji był jasny i precyzyjny.

Tina Møller, niezależna specjalistka IT pracująca dla ProData Consult i menedżerka projektów od ponad dziesięciu lat, mówi tak:

{... «… nowe projekty są… często złożone. Dlatego też trzeba mieć również cierpliwość... „Często trafiamy na projekty, które mogą wydawać się nieco chaotyczne; z tego względu trzeba słuchać uważnie, by zorientować się, na jakim etapie jest organizacja i dokąd chce dotrzeć z naszą pomocą. To wymaga cierpliwości i tolerancji.”...}

Five_personality_traits_of_a_good_IT_Project_Manager-4

7. Dobry menedżer projektów IT umie podejmować decyzje

Aby projekt IT dobrze się rozwijał, jego administrator projektu musi być świetny w podejmowaniu decyzji. Menedżerzy projektów każdego dnia podejmują wiele decyzji.

Decydowanie jest zatem niezwykle istotne, aby projekt szedł naprzód i ostatecznie został doprowadzony do końca. A zadaniem lidera jest zadbanie o to, by wybory te były racjonalne, obiektywne i właściwe.

 

Dobry menedżer projektów kieruje się następującymi kryteriami w podejmowaniu decyzji:

Zaczyna od określenia celu

Wykwalifikowany menedżer projektów wyjaśnia, jaki jest cel decyzji do podjęcia, a następnie go analizuje. Na przykład wyjaśnia, jaki problem wymaga rozwiązania i dlaczego. Menedżer projektów wie, że łatwiej jest uzasadnić decyzję, gdy można objaśnić powód, jaki za nią stoi.

Umiejętny lider bada kontekst decyzji, najlepiej z wielu punktów widzenia. I zabezpiecza decyzje, korzystając z na tyle kompletnych danych, na ile to możliwe w dostępnym czasie. Następnie omawia najistotniejsze fakty i dostępne informacje, tak by decyzja była kompleksowa i poprawna.

Z badania omówionego w witrynie bi-survey.com wynika, że zdaniem 58% respondentów w ich firmach co najmniej połowę regularnych decyzji biznesowych podejmuje się w oparciu o intuicję bądź doświadczenie, nie zaś dane i informacje.

Doskonałe zarządzanie projektami wymaga podejmowania decyzji opartych na kompletnym zestawie danych. Inaczej menedżer projektów może wyciągnąć błędne wnioski.

Ocenia konsekwencje

Dogłębnie zbadaj konsekwencje decyzji, zanim ją podejmiesz. Dobry menedżer projektów bierze pod uwagę to, w jaki sposób dana decyzja wpłynie na osoby zaangażowane w projekt. Zwraca też uwagę na jakość wyniku projektu. Ocena oddziaływania może być złożona, dlatego też powinna opierać się na danych.

Analizuje punkty widzenia innych osób

Lider musi umieć zrozumieć perspektywę innych osób, słuchać ich i próbować zrozumieć inne motywacje. Niezwykle ważne jest, aby lider widział całą osobę, umiał okazać empatię i dostrzec sytuację drugiej osoby, a także jej sposób myślenia, na płaszczyźnie ludzkiej. Od dobrego menedżera projektów oczekuje się dobrze rozwiniętej empatii.

Potrafi ocenić skutki decyzji

Dobry lider, który koordynuje złożone projekty, monitoruje wyniki swoich wyborów. Umie nieustannie oceniać, czy potrzebne są nowe dociekania, lub poprosić inne osoby, by spojrzały na dane świeżym okiem.

Doświadczony menedżer projektów może sobie nawet wyrobić „szósty zmysł”, by identyfikować i zmieniać złe decyzje lub źle dobrane terminy.

Menedżer projektów z dobrymi „antenami” i umiejętnościami interpersonalnymi odniesie sukces i zbuduje atmosferę entuzjazmu i wsparcia na różnych etapach realizacji projektu.

8. Dobre zarządzanie projektami jest inspirujące

Tak, praca menedżera projektów jest wymagająca. Duży nakład pracy o dobrej jakości zagwarantuje powodzenie projektu i jego ostateczną realizację. Jednak dobry menedżer projektów jest jednocześnie inspirujący i musi zadbać o to, by zespół projektowy był zmotywowany.

Czym odznacza się inspirujący lider?

Lider, a nie szef

Istnieje ogromna różnica między liderami, którzy wskazują drogę swoimi działaniami i słuchaniem, a szefem, który wydaje polecenia i rozkazy. Inspirujący menedżer projektów ma wpływ i nie musi odwoływać się do swojego autorytetu. Z drugiej strony dobry menedżer projektów musi stymulować, podnosić na duchu i być przewodnikiem – nie zaś wydawać polecenia, stosować mikrozarządzanie czy stawiać wygórowane wymagania.

Profesor Øyvind Martinsen z BI Oslo Business School jest ekspertem w tej dziedzinie. Prowadzi badania nad tym, co czyni liderów odpowiednimi do tej roli i jakie cechy osobowości są kluczowe, aby przywódca odnosił sukcesy.

Jak powiedział portalowi forskning.no, z ostatnich badań wyłania się obraz kilku wspólnych mianowników dobrego zarządzania, co obejmuje zarówno korzystne, jak i mniej korzystne cechy osobowości. Zwraca on uwagę na składający się z pięciu czynników model, z którego często korzysta się w testach osobowości do określenia jej cech.

Czy charakteryzują one również Ciebie? 

– Jeśli:

dobrze radzisz sobie ze stresem i zdenerwowaniem,

cechuje Cię towarzyskość,

a także otwartość,

czy też kontaktowość,

a ponadto dobrze Ci idzie planowanie,

– to masz zadatki na dobrego lidera.

 

Jeśli natomiast jesteś skoncentrowany na sobie, aspołeczny i manipulacyjny, a cechy te przeważają, rzadko będziesz postrzegany jako dobry lider. Badacz podkreśla, że dobry lider dobrze funkcjonuje dzięki zarówno wrodzonym, jak i nabytym cechom.

Trzeba zrobić miejsce na błędy

Projekty o dużym stopniu innowacyjności przynoszą najlepsze rezultaty. Jednak innowacyjność wymaga też gotowości do ponoszenia porażek. Najbardziej innowacyjne firmy na świecie świętują błędy i przesuwają zasoby do projektów przynoszących zyski. Doświadczony menedżer projektów rozumie ryzyko i szybko działa, by skorygować błąd.

Inspirujący menedżer projektów motywuje

Nie ma nic lepszego niż motywujące komplementy i zachęcające komentarze; w końcu wszyscy jesteśmy tylko ludźmi. Zastosuj to do członków grupy projektowej.

Terminu „pozytywne wzmocnienie” używa się w odniesieniu do efektu, jaki wywiera satysfakcjonująca zachęta. Pozytywne wzmocnienie osiąga się poprzez słuchanie i zaangażowanie w sprawy uczestników projektu.

Pamiętaj, by okazywać autentyczne zainteresowanie wszystkim członkom zespołu.

Może znasz ten cytat Teodora Roosevelta:

„Nikogo nie obchodzi, ile wiesz, dopóki nie będą wiedzieć, jak bardzo ci zależy.”

 

Zadbaj o to, by interesować się poglądami i opiniami innych; to sprawi, że inni członkowie zespołu będą czuć się dobrze.

Klaus-Jakob Bo Nielsen dzieli się taką radą:

– Chociaż dana organizacji może być zupełnie inna jako miejsce pracy, zawsze zaczynam od tego samego: nie ma złych dni, zawsze trzeba mieć pozytywne nastawienie i dobry nastrój, wtedy osiąga się wyniki.”

9. O czym jeszcze warto pamiętać?

Dobry menedżer projektów rozumie, że musi się angażować w kontakty ze wszystkimi osobami i zwracać uwagę na ich pracę. Wszyscy uczestnicy projektu chcą, by dostrzegano ich pracę i postępy. Inspirujący lider dba o to, by często rozmawiać ze wszystkimi uczestnikami projektu.

Przy realizacji projektu, gdy pracownicy są bardzo zaangażowani, mogą pojawiać się napięcia. Menedżer projektów nie może obawiać się konfliktów, ale musi umieć je rozwiązywać.

Menedżer projektów jest dobry w negocjacjach.

Umiejętności menedżera projektów obejmują:

  • Negocjowanie kontraktów
  • Zarządzanie konfliktami
  • Dialog z grupą sterującą i pozostałymi interesariuszami
  • Radzenie sobie z wymaganiami zarówno z wewnątrz, jak i z zewnątrz.

 

Zarządzanie projektami to nieustanne negocjacje. Dlatego też odnoszący sukcesy menedżer projektów musi być w nich dobry. Negocjowanie zawsze jest częścią przypisywania zadań, ustalania priorytetów, dokonywania przesunięć czy rozwiązywania konfliktów między uczestnikami projektu.

 

Negocjowanie kontraktów w zarządzaniu projektami:

W negocjowaniu kontraktów chodzi przede wszystkim o dojście do porozumienia w kwestii warunków umowy. Negocjacje zazwyczaj dzielą się na następujące etapy: planowanie, dyskusja, propozycja i decyzja. Wytrawny menedżer projektów ma doświadczenie w negocjacjach i uczył się technik negocjowania.

Zarządzanie konfliktami w ramach projektów:

Przy realizacji projektu, gdy uczestnicy cechują się różnymi wartościami, osobowościami i umiejętnościami, konflikty są nieuchronne. Jeśli jednak menedżer projektów potrafi rozstrzygać spory poprzez budowanie relacji i godzenie ze sobą różnych celów, konflikty te same w sobie nie będą wyrządzać szkody.

Menedżer projektów musi być w stanie pokonywać przeszkody, a jednocześnie uszanować różnice między poszczególnymi osobami. Dobry lider i administrator zachowuje spokój i traktuje każdego uprzejmie, nawet pod presją.

Dialog z interesariuszami:

Menedżerzy projektów muszą planować ich realizację zgodnie z wymaganiami dla danego przedsięwzięcia. Zadaniem menedżera jest rozłożenie głównych wymagań na mniejsze, tak by można było przydzielić zadania uczestnikom projektu. Zgodnie z zasadami agile w zarządzaniu projektami szybkie spotkania są skutecznym sposobem określenia, kto wykonuje dane zadanie.

Dobre zarządzanie projektami to też włączanie interesariuszy w projekt. Jako menedżer projektów, koordynator czy administrator analizujesz życzenia i cele różnych interesariuszy, oceniając ich wkład w projekt. Mądry menedżer projektów zadba o to, by wszyscy interesariusze byli odpowiednio włączeni i zaangażowani w projekt.

Jeśli nie zadba się o negatywnie nastawionych interesariuszy i nie postąpi z nimi w odpowiedni sposób, mogą oni wywrzeć destrukcyjny wpływ na projekt. Jednocześnie wsparcie pozyskane od interesariuszy o pozytywnym nastawieniu należy wykorzystać dla dobra projektu.

Chcesz pracować jako niezależny konsultant IT?

Daj się połączyć z najlepszymi projektami na rynku!