Efektywna praca zdalna w innej strefie czasowej

Zdalna praca w innej strefie czasowej  jest możliwa, gdy w zespole panuje odpowiednia dyscyplina.

Globalizacja i dostęp do Internetu sprawia, że pracując w branży IT nie jesteśmy zmuszeni do bycia przywiązanym do biurka. Istnieją firmy oraz modele biznesowe, w których łączy się najlepszych ludzi z całego świata, pozwalając im pracować zdalnie z ich rodzinnych miast. Dobrze rozplanowana i zdyscyplinowana praca całego zespołu nie wymaga, by wszyscy członkowie składający się na sukces firmy pracowali w tym samym miejscu, kraju czy nawet strefie czasowej.

Autor: Marcin Kosiński, AI Expert, ProData Consult

Na co dzień mieszkam w Polsce. Przez prawie 5 lat pracowałem ze specjalistami ze Stanów Zjednoczonych i Europy, którzy przebywali w strefach czasowych oddalonych nawet o 6, a niekiedy i o 9 godzin. Więcej o wypracowanych przez nas technikach produktywności i kolaboracji w poniższym wpisie.

Komunikatory

Obecnie oferowane jest całe spektrum komunikatorów. Do popularniejszych należą Slack, Hipchat, Gitter, TeamSpeak, Skype. Ponieważ istotna jest możliwość prowadzenia wielu konwersacji z tą samą osobą oraz sprawne wykorzystywanie historii rozmów do sprawdzania założeń projektowych, nie polecam komunikatorów służących na co dzień do przekazywania krótkich informacji jak Messenger czy WhatsApp. Ważne, by narzędzie, którego używasz pozwalało oznaczać osoby, dodawać i przeszukiwać pliki, przyklejać ważniejsze części rozmowy w widocznym miejscu oraz prowadzić rozmowy na wielu płaszczyznach (kanały oraz wątki). Nie ważne czy jesteś programistą, product ownerem czy organizujesz konferencje - w pracy zdalnej bogato wyposażony komunikator może być bardzo pomocny. Nie bez powodu Slacka używają dziś miliony.

praca-zdalna-middle

Planowanie

W pracy zdalnej nie ma komfortu prowadzenia wspólnej, realnej i rzeczywistej tablicy korkowej z zadaniami, która przyczepiona byłaby do ściany w pokoju zespołu. Znów z pomocą przychodzą narzędzia takie jak JIRA czy Trello. Bardzo skutecznym podejściem do planowania jest organizacja celów i zadań na innych poziomach. Cele powinny być długofalowe i rozłożone na okres kilku miesięcy. Do wyznaczonych goli prowadzą nas kroki milowe, czyli mniejsze, pośrednie zadania, jednak wciąż zakładające pracę na okres około miesiąca. Kroki milowe (potocznie zwane milestones bądź wymiennie epics) powinny składać się z zadań, które wykonać można w przeciągu tygodnia. Tym sposobem zespół co tydzień jest w stanie sprawdzić, czy przybliżył się do kroku milowego, który kieruje go do ostatecznego celu. Tygodniowe planowanie oraz dzienne żywe spotkania (zwane daily) pomagają weryfikować to, czy prace idą zgodnie z planem, a zarazem diagnozować nieprzewidziane problemy i sytuacje, w których zespół musi przemyśleć rozpisaną mapę drogowskazów do celu.

Ważne by na poziomie tygodniowego planowania oznajmić zespołowi jakiej pomocy będziemy potrzebować od pozostałych członków załogi. Dzięki temu każdy jest w stanie zorganizować pracę tak, by wykonać swoje zadania oraz sprawdzić zadania innych. Na poziomie miesięcznego planowania kluczowym punktem jest przypisanie osoby odpowiedzialnej za przeprowadzenie zespołu przez krok milowy. Na poziomie planowania długofalowego ważne, by wspólnie ustalić kryteria, dzięki którym można stwierdzić, że cele zostały osiągnięte. Ważne by te kryteria były zrozumiałe i udostępniane, dzięki czemu pracownik jest w stanie sam podjąć decyzję o zmianach w planach, wciąż spełniając kryteria postawionych celów.
Doświadczenie w podejmowaniu decyzji nabiera się poprzez częste rozmowy i wspólne tworzenie celów w zespole.

Informowanie

W tradycyjnej formule pracy mniemam, że ustnie przekazuje się informacje do przełożonego bądź lidera zespołu o postępach w pracy. Niekiedy lider, będąc zapracowany, prosi o przekazanie informacji drogą mailową. Ze swojego doświadczenia polecam informować o postępach przy każdej możliwej okazji, w sposób jak najbardziej transparentny dla całego zespołu. Komunikator z kanałem publiczny, bądź systemy planowania pracy jak Trello czy JIRA, to dobre miejsce. Każdy ma możliwość w swoim czasie (oraz tempie) sprawdzić co się dzieje na poszczególnych etapach oraz ma szansę uczyć się od innych, obserwując zadania, do których realizacji jeszcze nie ma kompetencji. Publiczne informowanie zespołu w niewielkich odstępach czasu daje jeszcze jedną wspólną zaletę. Istnieje możliwość weryfikacji czy wykonawca zadania jest na odpowiedniej drodze do jego poprawnej realizacji. Pozostali członkowie zespołu mają także szansę przekazać swoją opinię i rekomendację wraz z punktem widzenia w danym przypadku.

praca-zdalna-middle-2 kopia

Hands down time

Jak to w życiu każdego kodera bywa, przychodzi czas, że w spokoju trzeba przemyśleć problem oraz przenieść pomysły i myśli na kod. Warto pamiętać, że chwile spokoju i samotności, a co najważniejsze pełnego skupienia są luksusem w branży zdalnej, gdzie jesteś na wyciągnięcie ręki dla wszystkich (poprzez komunikator, telefon, mail). Zalecam ustawianie specjalnych bloków w kalendarzu, w których zaplanowane macie czas na pracę zdalną, gdzie ostrzegacie, że jesteście dostępni tylko w wyjątkowych okolicznościach. Dobrze by taki blok odbywał się rano, przed wszystkimi możliwymi spotkaniami bądź na koniec dnia, gdy głowa już jest wolna od innych obowiązków i może skupić się na cięższym zadaniu.
Praca w skupieniu przerywana spotkaniami, telefonami i rozmowami na komunikatorze nie jest możliwa, a na pewno nie jest efektywna i twórcza. Dbaj o bloki w kalendarzu poświęcone na Twoją zdyscyplinowaną pracę w ciszy i spokoju.

Dyscyplina

Twierdzi się, że ciężej kontrolować pracownika, gdy pozwala się mu na pracę zdalną. Tymczasem dobrze rozplanowana praca zdalna, poparta zaufaniem, potrafi być bardziej efektywna od tej, w której dyszymy nad cudzym barkiem.
Praca zdalna z założenia wymaga więcej zaplanowanych spotkań i rozmów, gdyż nie mamy komfortu przypadkowych rozmów w biurze czy podczas lunchu. Sprawia to, że momentów synchronizacji zespołu jest więcej, niż w tradycyjnym modelu. Dzięki czemu intensywność pracy jest większa, zaś długofalowe cele kontrolowane są na poziomie mikro-zadań, które da się wykonać w ciągu jednego dnia.

 

Zdyscyplinowana praca z dnia na dzień, w świetle codziennej weryfikacji to klucz do sukcesu zespołu i wykonania celów długofalowych. Osobiście polecam pracę w takim wydaniu, gdyż daje więcej satysfakcji i pozwala na szybsze tempo działania. Ci, którzy nie znoszą nudy, na pewno się zgodzą.

 

efektywna-praca-zdalna-profile

O autorze:

Marcin Kosiński

Od kilku miesięcy wdraża zastosowania sztucznej inteligencji w projektach wewnętrznych naszej organizacji. Magister Statystyki Matematycznej i Analizy Danych na Politechnice Warszawskiej. W branży Data Science od ponad 7 lat.`

Chcesz pracować jako niezależny konsultant IT?

Daj się połączyć z najlepszymi projektami na rynku!